Drop down-menu’s in Excel

De keuzelijstfunctie van Excel gebruiken

Wat is een Excel-keuzelijst?

Een vervolgkeuzelijst in Excel is een formulier waarmee u een waarde kunt invoeren en vervolgens kunt selecteren uit een lijst met andere waarden. Deze lijst wordt een selectielijst genoemd en verschijnt in een cel boven de oorspronkelijke cel. De gebruiker kan op elk item in deze keuzelijst klikken om het originele vak te vullen met informatie voor dit nieuwe item.

Als u Excel al een tijdje gebruikt, weet u hoe belangrijk het is om over verschillende functies te beschikken, waaronder het maken van uw eigen aangepaste functies. Bij het ordenen van lijsten zou het bijvoorbeeld handig zijn om eenvoudig een keuzelijst te kunnen maken.

De voordelen van het gebruik van een Excel-keuzelijst

Excel vervolgkeuzelijsten zijn om een ​​aantal redenen handig. Ze kunnen worden gebruikt om gegevensinvoer te vergemakkelijken, nieuwe records te maken en bestaande records automatisch bij te werken.

De Excel-selectielijst is een vooraf gedefinieerde lijst met items die verschijnen wanneer u een cel in een Excel werkblad selecteert. De items in de lijst worden selecties genoemd.

Het voordeel van het gebruik van een selectielijst in Excel is dat het tijd bespaart bij het invoeren van gegevens, efficiënter is dan het handmatig invoeren van elke waarde (wat vaak fouten veroorzaakt) en kan worden gebruikt om nieuwe records aan te maken of bestaande records automatisch bij te werken.

Een Excel keuzelijst maken

Keuzelijsten zijn een geweldige manier om lijsten met items in een Excel spreadsheet te ordenen. U kunt keuzelijsten gebruiken om hiërarchische informatie weer te geven en een lijst met gerelateerde items te maken.

Zo maakt u een keuzelijst:

1) Selecteer de cel waar u de lijst wilt laten verschijnen

2) Typ uw eerste item in die cel en selecteer het ‘drop down’-pictogram in de werkbalk erboven

3) Typ uw tweede item, of meer, voor zoveel items als u nodig heeft

4) Als u een van de items in de lijst wilt wijzigen, kunt u er gemakkelijk wat anders typen

Het belang van de juiste opmaak voor uw Excel keuzelijsten

Het aantal mogelijke waarden in een keuzelijst is afhankelijk van de lengte van de langste kolom. Als u bijvoorbeeld een tabel met vijf kolommen heeft met twee kolommen voor vrouwen en drie voor mannen, zijn er tien cellen.

Om een keuzelijst correct op te maken in Excel, maakt u eerst een nieuw Word-document als een spreadsheet op met aparte kolommen voor ID, Naam, Geslacht en selecteert u Opmaak > Cellen > Getal notatie > Valuta. Ga dan naar Invoegen > Lijst en selecteer een aangepast lijsttype. Wijzig ten slotte Kolommen van ‘Kolommen: 1’ in het juiste aantal kolommen.

Zo zijn er nog vele andere mogelijkheden binnen de keuzemenu’s. Met de training ’tabellen en databases’ van Trainingsvisie leert u op uw eigen tempo alle opties die Excel biedt. Klik hier om de training te bekijken.