Hoe gebruik je SharePoint ?

Hoe gebruik ik SharePoint ?

SharePoint is uitgegroeid tot een onmisbaar platform voor zowel zakelijke als persoonlijke doeleinden. SharePoint, ontwikkeld door Microsoft, biedt een breed scala aan functies waarmee je documenten kunt delen, projecten kunt beheren, teams kunt samenbrengen en nog veel meer. Hieronder vertellen we wat je moet weten over SharePoint en delen we handige tips en tricks om het meeste uit dit platform te halen. Beginner of expert, deze blog is bedoeld om je te helpen om gemakkelijker samen te werken en informatie te beheren.

Kennismaking met SharePoint

SharePoint is een krachtig platform voor samenwerking en informatiebeheer dat beschikbaar is via webbrowsers en als onderdeel van Microsoft 365. Hier zijn enkele basiskenmerken van SharePoint:

Documentbeheer: SharePoint biedt een geavanceerd documentbeheersysteem waarin je documenten kunt opslaan, delen, bewerken en volgen.

Team samenwerking: Je kunt teamsites maken waar teamleden kunnen samenwerken aan projecten, documenten kunnen delen en communiceren via geïntegreerde tools zoals Microsoft Teams.

Workflows: SharePoint ondersteunt het automatiseren van zakelijke processen met behulp van workflows, waardoor je efficiënter kunt werken.

Aanpassing: SharePoint kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van jouw organisatie met behulp van aangepaste lijsten, bibliotheken en formulieren.

Aan de slag met SharePoint

Laten we kijken hoe je kunt beginnen met SharePoint.

Toegang tot SharePoint

Je kunt SharePoint bereiken via een webbrowser door naar de SharePoint-portal van jouw organisatie te gaan of door naar de SharePoint Online-site te gaan als je een Microsoft 365-abonnement hebt.

Navigeren in SharePoint

Verken de SharePoint-site om vertrouwd te raken met de structuur. Je zult sites, documentbibliotheken, lijsten en andere bronnen vinden.

Maken van sites en bibliotheken

Je kunt je eigen sites maken voor specifieke projecten of teams, evenals documentbibliotheken om bestanden te organiseren.

Upload en deel documenten

Upload documenten naar SharePoint en deel ze met teamleden door hen toegang te geven tot de relevante sites of bibliotheken.

Samenwerken met teamsites

Gebruik teamsites om projecten te organiseren, documenten te delen en te communiceren met teamleden.

Tips en Tricks om effectief samen te werken met SharePoint

Versiebeheer

SharePoint biedt automatisch versiebeheer voor documenten. Hiermee kun je eerdere versies herstellen en wijzigingen bijhouden.

Co-auteursschap

Meerdere personen kunnen tegelijkertijd aan hetzelfde document werken dankzij de co-auteursschapfunctie van SharePoint.

Integratie met Microsoft 365-apps

SharePoint integreert naadloos met andere Microsoft 365-apps zoals Word, Excel en PowerPoint, waardoor je efficiënt kunt werken.

Aanpassen van sites

Pas SharePoint-sites aan om ze aan te passen aan de behoeften van jouw team. Dit omvat het maken van aangepaste lijsten, bibliotheken en pagina’s.

Gebruik van meldingen

Stel meldingen in om op de hoogte te blijven van wijzigingen in documenten of sites, zodat je snel kunt reageren.

Geavanceerde SharePoint-functies

SharePoint biedt geavanceerde functies die je kunt verkennen om jouw werk nog verder te verbeteren.

Automatisering met Power Automate

Met Power Automate (voorheen bekend als Microsoft Flow) kun je workflows maken om repetitieve taken te automatiseren en gegevens tussen apps te verplaatsen.

Gegevensvisualisatie met Power BI

SharePoint integreert met Power BI, waardoor je geavanceerde gegevensvisualisaties en dashboards kunt maken om inzicht te krijgen in jouw gegevens.

Beheer van informatierechten

Gebruik SharePoint-informatiebeheerbeleid om de toegang tot en het gebruik van gevoelige informatie te reguleren en te beschermen.

Of je nu op zoek bent naar een oplossing voor documentbeheer, team samenwerking, workflowautomatisering of geavanceerde gegevensvisualisatie, SharePoint biedt een breed scala aan mogelijkheden. Door het volgen van de stappen en tips die we hebben gedeeld, kun je jouw SharePoint-ervaring optimaliseren en profiteren van de voordelen die dit platform te bieden heeft.

Het is belangrijk om te onthouden dat SharePoint een dynamisch platform is dat zich blijft ontwikkelen en uitbreiden met nieuwe functies en mogelijkheden. Daarom is voortdurend leren en ontdekken essentieel om het meeste uit SharePoint te halen. Blijf experimenteren, blijf verkennen en blijf leren om jouw gebruik van SharePoint te verfijnen en aan te passen aan de veranderende behoeften van jouw organisatie.

Wil je echt alles uit SharePoint halen? Volg dan onze SharePoint basis training of SharePoint gevorderde training.

Meer info? Kom vrijblijvend in contact met één van onze opleidingsadviseurs via 020-6692879 of info@trainingsvisie.nl