5 tijdbesparende tips voor Microsoft Outlook

We worden allemaal steeds drukker. In ons privéleven, maar ook zeker op de werkvloer. En drukke tijden vragen om efficiënte oplossingen.

Wanneer je op kantoor werkt, maar ook in andere functies en in je privéleven, ben je zeer zeker bekend met Outlook. Deze een van de meest bekendste programma’s van Microsoft helpt je dagelijks om in contact te blijven met de wereld om je heen. Het helpt je plannen, organiseren, ordenen en communiceren. Mits goed ingericht, kan dit programma je dagelijks helpen veel tijd te besparen. In deze blog vind je 5 gemakkelijke tips die je direct kunt toepassen, om dagelijks tijd te besparen in jouw werkzaamheden.

1. Gebruik sneltoetsen: Outlook biedt een breed scala aan sneltoetsen die je tijd kunnen besparen. Leer enkele van de meestgebruikte sneltoetsen, zoals Ctrl+N voor het opstellen van een nieuwe e-mail, Ctrl+R voor het beantwoorden van een bericht en Ctrl+Enter om een e-mail te verzenden. Door sneltoetsen te gebruiken, kun je taken sneller voltooien en je workflow verbeteren.

• CTRL+N: opent een nieuw e-mailbericht
• CTRL+R: beantwoordt een geselecteerd bericht
• CTRL+Enter: verzendt een e-mailbericht

Er zijn nog veel meer sneltoetsen beschikbaar. Je kunt ze vinden door naar de menu’s bovenaan Outlook te kijken, waar vaak de toetscombinaties naast de functies worden weergegeven.

2. Maak slim gebruik van regels: Regels in Outlook stellen je in staat om automatische acties toe te passen op inkomende e-mails. Door regels in te stellen, kun je e-mails automatisch categoriseren, verplaatsen naar specifieke mappen of zelfs doorsturen naar andere personen. Dit helpt je om je inbox georganiseerd te houden en belangrijke berichten snel te vinden, terwijl minder relevante berichten naar de achtergrond verdwijnen. Om regels in Outlook in te stellen, volg je deze stappen:

• Ga naar het tabblad ‘Start’ in Outlook
• Klik op de knop ‘Regels’ in de groep ‘Verplaatsen’ en selecteer ‘Regels en waarschuwingen beheren’
• Klik op ‘nieuwe regel’ en volg de instructies in de wizard om de gewenste regel in te stellen. Je kunt regels maken op basis van afzender, onderwerp, specifieke woorden in het bericht en andere criteria. Kies vervolgens de actie die je wilt toepassen, zoals het verplaatsen van het bericht naar een specifieke map.
• Klik op ‘voltooien’ om de regel op te slaan en toe te passen.

3. Maak gebruik van sjablonen: Als je regelmatig vergelijkbare e-mails stuurt, zoals wekelijkse rapporten of bedankmails, kan het gebruik van sjablonen je veel tijd besparen. Maak een sjabloon voor elke veelvoorkomende e-mail en pas deze aan wanneer je deze nodig hebt. Hierdoor hoef je niet telkens opnieuw te typen en kun je met slechts enkele aanpassingen snel een professionele e-mail verzenden. Om sjablonen in Outlook te gebruiken, kun je de volgende stappen volgen:

• Open een nieuw e-mailbericht
• Voer de gewenste inhoud in die je als sjabloon wilt opslaan
• Ga naar het tabblad ‘Bestand’ en klik op ‘Opslaan als’
• Selecteer ‘Outlook-sjabloon (*.oft)’ in het dropdown-menu ‘Opslaan als type’.
• Kies een locatie om het sjabloon op te slaan en geeft het een naam
• Klik op ‘Opslaan”
• Wanneer je een nieuwe e-mail wilt maken op basis van het sjabloon, ga je naar ‘Nieuwe item’ in het tabblad ‘Start’ en selecteer je ‘Meer items’ en vervolgens ‘Formulieren’ en ‘Op basis van formulier’.

4. Plan je taken en vergaderingen slim: Outlook biedt een krachtige agendafunctionaliteit waarmee je je tijd effectief kunt beheren. Maak gebruik van de agenda om belangrijke taken, deadlines en vergaderingen te plannen. Vergeet niet om herinneringen in te stellen, zodat je op tijd op de hoogte wordt gebracht van aankomende gebeurtenissen. Door je dag goed te plannen en te organiseren, kun je tijd besparen en je productiviteit verhogen. Om taken en vergaderingen in Outlook te plannen, kun je het volgende doen: 

• Klik op het tabblad ‘Start’ en selecteer ‘Nieuwe afspraak’ of ‘Nieuwe taak’ in de groep ‘Nieuw’
• Voer de nodige details in, zoals het onderwerp, de datum, tijd en eventuele herinneringen
• Gebruik het lint bovenaan om extra functies toe te voegen, zoals het instellen van herhalingen, het toewijzen van de taak aan een persoon of het markeren van de urgentie
• Klik op ‘Opslaan en sluiten’ om de afspraak of taak op te slaan

5. Gebruik de zoekfunctie effectief: Outlook heeft een krachtige zoekfunctie waarmee je snel en eenvoudig specifieke e-mails, contactpersonen of afspraken kunt vinden. Maak gebruik van geavanceerde zoekfilters om je zoekopdracht te verfijnen en specifieke criteria op te geven. Hierdoor kun je kostbare tijd besparen die anders zou worden besteed aan het handmatig doorzoeken van je inbox. Om de zoekfunctie in Outlook effectief te gebruiken, kun je deze stappen volgen:

• Klik in het zoekvak bovenaan Outlook
• Typ de zoektermen waarnaar je wilt zoeken
• Gebruik de filters bovenaan het zoekresultaat om de zoekopdracht verder te verfijnen, zoals het zoeken naar specifieke afzenders, onderwerpen, datums, enz.
• Klik op het gewenste resultaat om het te openen

Na het toepassen van deze tips heb jij jouw Outlook account efficiënter ingericht en zal je snel merken dat je dagelijks tijd bespaart.

Heb je behoefte aan meer tips of kom je er niet uit? Dan kan het wellicht interessant zijn om een training Outlook te volgen.